El periodo comprendido entre diciembre de 2025 y febrero de 2026 representa el “campo minado” financiero más crítico para los empleadores en Colombia. La gestión de nómina de fin de año no admite errores: un fallo en las fechas límite o en las fórmulas de cálculo no solo genera multas administrativas, sino que activa indemnizaciones moratorias (“salarios caídos”) que crecen día a día.
1. Prima de servicios
La prima de servicios corresponde a 30 días de salario por año, abonada en dos cuotas. El pago de este fin de año cubre el semestre laborado entre julio y diciembre.
- Fecha límite estricta: 20 de diciembre de 2025.
- Fórmula de cálculo: Prima = (Salario Base x Días Trabajados en el Semestre) / 360. Es crucial recordar que si el trabajador devenga hasta dos salarios mínimos, se debe incluir el auxilio de transporte en la base del cálculo.
- La sanción: El Ministerio del Trabajo puede imponer multas de 1 a 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Además, si el contrato termina y no se ha pagado esta prestación, se activa la indemnización del artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo: un día de salario por cada día de retraso.
2. Intereses a las cesantías
A diferencia de las cesantías (que se consignan en el fondo), los intereses sobre las cesantías se deben pagar directamente al trabajador a más tardar el último día de enero.
- Fecha límite estricta: 31 de enero de 2026.
- Fórmula: Intereses = (Cesantías Acumuladas x Días Trabajados x 0.12) / 360.
- Sanción específica: el incumplimiento genera una indemnización especial basada en la Ley 52 de 1975: el empleador deberá pagar, por una sola vez, una suma adicional igual al valor de los intereses causados (es decir, termina pagando el doble del valor original).
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3. Consignación de cesantías
Esta prestación social, equivalente a un mes de salario por año trabajado, no se entrega en efectivo al empleado (salvo terminación de contrato), sino que debe depositarse en su Fondo de Cesantías elegido.
- Fecha límite estricta: 14 de febrero de 2026.
- El riesgo mayor: el artículo 99 de la Ley 50 de 1990 establece una de las sanciones más severas del sistema laboral: por cada día de retraso después del 14 de febrero, el empleador debe pagar un día de salario al trabajador como sanción moratoria.
4. Vacaciones
Aunque no hay una fecha límite de pago universal (depende de cuándo se disfruten), la gestión de las vacaciones colectivas es típica de fin de año.
- Regla de formalidad: si la empresa decide otorgar vacaciones colectivas, debe notificar la fecha al trabajador con al menos 15 días de anticipación según la normativa vigente.
- Cálculo: la fórmula para provisionar la compensación en dinero es: (Salario Base x Días Trabajados) / 720. El incumplimiento en el otorgamiento o pago puede derivar en reclamaciones futuras.
5. Liquidaciones y terminación de contratos fijos
Diciembre es una fecha común de vencimiento de contratos. La omisión del preaviso es el error más frecuente que genera pasivos ocultos.
- El preaviso de los 30 días: si el empleador no desea renovar un contrato a término fijo que vence, por ejemplo, el 31 de diciembre, debe haber notificado su decisión por escrito a más tardar el 1 de diciembre (30 días de antelación).
- Consecuencia: si se omite el preaviso, el contrato se renueva automáticamente por un periodo igual al inicialmente pactado, obligando a la empresa a mantener al trabajador o a pagar una indemnización por despido sin justa causa.
Gestión de nómina como escudo legal
Para cualquier empresa, la formalidad en el cierre de año es el factor de estabilidad más crítico. La práctica informal de diferir estos pagos o hacerlos sin los soportes adecuados suele ser el origen de demandas que, meses después, amenazan la viabilidad financiera del negocio debido a la acumulación de sanciones diarias. La recomendación de los expertos es provisionar mensualmente estas cargas para no depender del flujo de caja de la temporada decembrina.
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